Kupujesz samochód sprowadzony z zagranicy. Otrzymujesz umowę, kluczyki i zagraniczny dowód rejestracyjny. Dopiero podczas przygotowywania dokumentów okazuje się, że dowód powinien składać się z dwóch części, a sprzedający przekazał tylko jedną.
Czy taki pojazd można zarejestrować w Polsce?
W niektórych przypadkach tak. Postępowanie zależy jednak od tego, której części dowodu brakuje, w jakim państwie pojazd był wcześniej zarejestrowany oraz czy zagraniczny urząd potwierdzi jego status. Kopia dokumentu, oświadczenie sprzedawcy albo zgłoszenie zagubienia nie zawsze wystarczą.
Dlaczego zagraniczny dowód może mieć dwie części?
W wielu państwach dokument rejestracyjny pojazdu składa się z części I oraz części II. Przykładem są niemieckie dokumenty Zulassungsbescheinigung Teil I i Teil II czy słowackie Osvedčenie o evidencii časť I i časť II.
Znaczenie poszczególnych części zależy od przepisów danego państwa. Nie należy zakładać, że jedna z nich jest wyłącznie nieistotnym dodatkiem. Jeżeli zagraniczny dowód został wydany jako dokument dwuczęściowy, ogólną zasadą przy rejestracji pojazdu w Polsce jest przedstawienie obu części.
Sam dokument rejestracyjny nie zawsze stanowi dowód własności pojazdu. Nabywca musi równocześnie przedstawić odpowiedni dokument własności, na przykład umowę sprzedaży albo fakturę.
Brakuje części II zagranicznego dowodu
W przypadku pojazdu sprowadzonego z państwa członkowskiego istnieje szczególna procedura pozwalająca zarejestrować samochód pomimo braku części II.
Część I może zostać uznana za wystarczającą dopiero wtedy, gdy polski organ rejestrujący otrzyma od zagranicznego organu potwierdzenie, że:
- pojazd był zarejestrowany w danym państwie;
- może zostać ponownie zarejestrowany w innym państwie członkowskim.
Nie jest to zatem automatyczna rejestracja na podstawie jednej części dowodu. Polski wydział komunikacji musi zweryfikować pojazd, kontaktując się z właściwym zagranicznym urzędem.
Na czas obsługi sprawy wpływa szybkość odpowiedzi zagranicznego organu. Procedura może się wydłużyć, jeżeli nie można ustalić właściwego urzędu, dane samochodu są niepełne albo zagraniczna ewidencja zawiera niezgodności.
Co oznacza „państwo członkowskie”?
Na potrzeby polskich przepisów o rejestracji pojazdów pojęcie to obejmuje:
- państwa Unii Europejskiej;
- Konfederację Szwajcarską;
- państwa EFTA będące stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym.
Ma to znaczenie, ponieważ uproszczenie dotyczące braku części II nie jest ogólną procedurą dla samochodów ze wszystkich krajów świata.
Brakuje części I, ale właściciel ma część II
Przepisy nie przewidują prostego zastosowania powyższego wyjątku w odwrotnej sytuacji. Samo przedstawienie części II nie oznacza więc, że urząd potraktuje ją jako kompletny dowód rejestracyjny.
W razie utraty części I najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest uzyskanie:
- wtórnika brakującej części albo
- dokumentu wystawionego przez organ ostatniej rejestracji, potwierdzającego dane potrzebne do zarejestrowania samochodu w Polsce.
Dokument powinien pochodzić od właściwego organu. Pismo sprzedawcy, komisowe oświadczenie o zagubieniu, zdjęcie dowodu albo potwierdzenie zgłoszenia sprawy na policji zasadniczo nie zastępują dokumentu urzędowego.
Co zrobić, gdy zaginął cały zagraniczny dowód?
W przypadku braku całego dowodu rejestracyjnego również należy zwrócić się do organu ostatniej rejestracji pojazdu.
Polskie przepisy pozwalają przedstawić:
- wtórnik utraconego dowodu albo
- dokument wystawiony przez właściwy zagraniczny organ, który potwierdza dane niezbędne do rejestracji.
Takim dokumentem może być urzędowe zaświadczenie zawierające między innymi dane pojazdu, jego numer VIN, numer rejestracyjny oraz informację o ostatniej rejestracji. Zakres i nazwa dokumentu zależą od procedur obowiązujących w konkretnym kraju.
Kopia dowodu otrzymana od poprzedniego właściciela może pomóc w ustaleniu danych i właściwego urzędu, ale nie należy zakładać, że sama wystarczy do rejestracji.
Zagraniczny urząd odmawia wydania wtórnika
Zdarza się, że zagraniczny organ nie chce wydać wtórnika aktualnemu polskiemu właścicielowi. Powodem może być brak osobistego stawiennictwa, brak odpowiedniego upoważnienia albo zasada, zgodnie z którą dokument może odebrać wyłącznie osoba figurująca w zagranicznej ewidencji.
W takiej sytuacji warto uzyskać pisemną odmowę lub przynajmniej urzędową informację wyjaśniającą powód niewydania dokumentu.
Jeżeli zagraniczny organ odmówił wydania wtórnika lub odpowiedniego zaświadczenia, polski starosta może wystąpić do niego o potwierdzenie danych pojazdu. Otrzymane bezpośrednio przez urząd potwierdzenie może zastąpić brakujący dokument.
Nie jest to jednak gwarancja szybkiego zakończenia sprawy. Przepis mówi o możliwości podjęcia kontaktu przez starostę, a powodzenie procedury zależy również od odpowiedzi właściwego organu zagranicznego.
Czy wystarczy oświadczenie o zagubieniu dokumentu?
Samo oświadczenie właściciela zazwyczaj nie zastąpi zagranicznego dowodu, jego wtórnika ani urzędowego zaświadczenia.
Oświadczenie może opisywać okoliczności utraty dokumentu i stanowić element akt sprawy, ale dane dotyczące wcześniejszej rejestracji powinny zostać potwierdzone przez właściwy organ.
Podobnie należy traktować:
- zawiadomienie złożone na policji;
- skan lub fotografię brakującej części;
- oświadczenie zagranicznego sprzedawcy;
- korespondencję z komisem;
- wydruk danych z nieoficjalnej bazy internetowej.
Materiały te mogą pomóc w wyjaśnieniu sytuacji, ale nie są automatycznie równoważne dokumentowi wymaganemu przez przepisy.
Co z dokumentem zniszczonym lub nieczytelnym?
Jeżeli zagraniczny dowód został uszkodzony w takim stopniu, że nie można odczytać istotnych danych, problem może zostać potraktowany podobnie jak utrata dokumentu.
Warto zachować i przedstawić wszystkie posiadane fragmenty. Urząd może jednak nadal oczekiwać wtórnika, zaświadczenia albo potwierdzenia uzyskanego od organu ostatniej rejestracji.
Nie należy samodzielnie poprawiać, przepisywać ani uzupełniać nieczytelnych danych.
Samochód sprowadzony spoza Unii Europejskiej
Przy pojeździe pochodzącym spoza państwa członkowskiego nie można zastosować szczególnego rozwiązania dotyczącego braku części II dowodu.
Przepisy dopuszczają natomiast, aby w określonych przypadkach zamiast dowodu rejestracyjnego przedstawić inny dokument potwierdzający rejestrację, wydany przez właściwy organ państwa pochodzenia.
Dokument wystawiony przez sprzedawcę, komis, firmę transportową albo prywatnego pośrednika nie jest dokumentem zagranicznego organu rejestracyjnego.
Czy dokumenty trzeba przetłumaczyć?
Dokumenty sporządzone w języku obcym zasadniczo przedstawia się wraz z tłumaczeniem na język polski wykonanym przez tłumacza przysięgłego lub właściwego konsula.
W przypadku unijnego dowodu rejestracyjnego tłumaczenie nie jest wymagane w zakresie oznaczeń objętych zharmonizowanymi kodami. Urząd może jednak zażądać tłumaczenia:
- danych umieszczonych w polach krajowych;
- dodatkowych adnotacji;
- zaświadczenia o rejestracji;
- decyzji o wyrejestrowaniu;
- odmowy wydania wtórnika;
- korespondencji potrzebnej do wyjaśnienia sprawy.
Dlatego przed zleceniem tłumaczenia warto ustalić, które dokumenty rzeczywiście będą wykorzystane w postępowaniu.
Czy można dostać pozwolenie czasowe bez brakującego dowodu?
Nie należy zakładać, że rejestracja czasowa pozwoli ominąć brak zagranicznego dowodu. Pozwolenie czasowe nie jest rozwiązaniem zastępującym podstawowe dokumenty potrzebne do rejestracji pojazdu.
Możliwość warunkowego przeprowadzenia procedury dotyczy określonych braków, na przykład potwierdzenia zapłaty akcyzy albo dokumentu odprawy celnej. Nie oznacza ogólnej zgody na rejestrację samochodu bez potwierdzenia jego wcześniejszej rejestracji.
Co sprawdzić przed zakupem sprowadzonego samochodu?
Jeszcze przed wpłatą pieniędzy należy:
- sprawdzić, czy państwo pochodzenia wydaje jedno- czy dwuczęściowy dowód;
- poprosić o zdjęcia wszystkich stron i części dokumentu;
- porównać numer VIN w samochodzie, dowodzie, umowie i pozostałych dokumentach;
- ustalić, kto figuruje w zagranicznej ewidencji;
- sprawdzić ciągłość dokumentów własności;
- zanotować poprzedni numer rejestracyjny;
- zweryfikować, czy pojazd został prawidłowo wyrejestrowany;
- zażądać uzupełnienia dokumentów przed zapłatą.
Jeżeli sprzedający twierdzi, że brakująca część „nie jest do niczego potrzebna”, warto wstrzymać zakup do czasu sprawdzenia tej informacji.
Najtańszym i zwykle najszybszym rozwiązaniem jest uzyskanie brakującego dokumentu przez sprzedającego jeszcze przed zawarciem transakcji. Profesjonalna pomoc staje się szczególnie przydatna, gdy samochód został już kupiony, sprzedawca nie współpracuje albo konieczna jest korespondencja z zagranicznym urzędem.
Brak części dowodu wykryty po zakupie – co robić?
Należy postępować w następującej kolejności:
- Ustalić państwo i urząd ostatniej rejestracji.
- Sprawdzić, z ilu części powinien składać się dokument.
- Określić dokładnie, której części brakuje.
- Zebrać VIN, poprzedni numer rejestracyjny i dane osoby figurującej w ewidencji.
- Skontaktować się ze sprzedawcą oraz właściwym zagranicznym organem.
- Wystąpić o wtórnik albo urzędowe zaświadczenie.
- Zachować potwierdzenie złożenia wniosku i ewentualną odmowę.
- Wykonać wymagane tłumaczenia.
- Sprawdzić pozostałe dokumenty przed złożeniem wniosku w Polsce.
W korespondencji należy precyzyjnie podawać numer VIN. Błąd w jednej cyfrze może uniemożliwić odnalezienie pojazdu w zagranicznym rejestrze.
Ile kosztuje i trwa rozwiązanie problemu?
Nie istnieje jedna cena ani jednolity termin. Łączny koszt może obejmować:
- opłatę pobieraną przez zagraniczny urząd;
- wykonanie tłumaczenia przysięgłego;
- przygotowanie oraz wysyłkę korespondencji;
- pełnomocnictwo;
- usługę weryfikacji dokumentów;
- standardowe opłaty rejestracyjne.
W Gdańsku rejestracja sprowadzonego samochodu osobowego ze zwykłymi tablicami kosztuje obecnie 160 zł. Za złożenie pełnomocnictwa zasadniczo pobierana jest opłata skarbowa 17 zł, z ustawowymi zwolnieniami między innymi dla najbliższej rodziny.
Na zagraniczną odpowiedź można czekać od kilku dni do wielu tygodni. Jeżeli urząd wymaga osobistej wizyty poprzedniego właściciela albo dodatkowych dokumentów, sprawa może trwać dłużej.
Najczęstsze pytania
Czy skan brakującej części wystarczy?
Zasadniczo nie. Skan może pomóc w ustaleniu danych, ale urząd może wymagać oryginału, wtórnika albo urzędowego potwierdzenia.
Czy zgłoszenie zagubienia na policji zastępuje dowód?
Nie. Potwierdza ono zgłoszenie zdarzenia, lecz nie zastępuje dokumentu rejestracyjnego ani danych potwierdzonych przez właściwy organ.
Czy polski urząd może wydać wtórnik zagranicznego dowodu?
Nie. Wtórnik wydaje organ właściwy dla wcześniejszej rejestracji pojazdu. Polski urząd może natomiast w określonych okolicznościach skontaktować się z tym organem.
Czy brak części II zawsze uniemożliwia rejestrację?
Nie. W przypadku pojazdu z państwa członkowskiego możliwa jest procedura potwierdzenia wcześniejszej rejestracji i możliwości ponownego zarejestrowania pojazdu.
Czy część II wystarczy, gdy brakuje części I?
Nie należy tego zakładać. Szczególny wyjątek został przewidziany dla braku części II, a nie dla odwrotnej sytuacji. Przy braku części I należy zwykle uzyskać wtórnik lub odpowiedni dokument urzędowy.
Najpierw sprawdź dokumenty, później składaj wniosek
Brak jednej części zagranicznego dowodu rejestracyjnego nie zawsze przekreśla możliwość rejestracji samochodu w Polsce. Może jednak oznaczać konieczność uzyskania wtórnika, zaświadczenia albo bezpośredniego potwierdzenia z zagranicznego urzędu.
Każda sprawa wymaga sprawdzenia kraju pochodzenia, rodzaju dokumentu, danych pojazdu oraz sposobu jego nabycia.
Masz tylko jedną część zagranicznego dowodu albo nie otrzymałeś go wcale? Prześlij nam zdjęcia wszystkich dokumentów, numer VIN, informację o kraju ostatniej rejestracji oraz dokumenty zakupu. Sprawdzimy, jaka procedura będzie właściwa, wskażemy brakujące dokumenty i pomożemy w kontakcie z zagranicznym urzędem, tłumaczeniu oraz rejestracji pojazdu w Polsce.
