Rejestracja samochodu na spółkę cywilną – kto jest właścicielem pojazdu w dowodzie rejestracyjnym

Spółka cywilna może kupować i użytkować samochody niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. W praktyce często mówi się, że pojazd został „kupiony na spółkę” albo że jego właścicielem jest spółka cywilna. Z prawnego punktu widzenia takie określenie jest jednak pewnym uproszczeniem.

Spółka cywilna nie jest odrębną osobą prawną ani samodzielnym przedsiębiorcą. Przedsiębiorcami są jej wspólnicy, a samochód nabyty do wspólnej działalności staje się składnikiem ich wspólnego majątku. Ma to bezpośrednie znaczenie przy sporządzaniu umowy lub faktury, składaniu wniosku o rejestrację oraz wpisywaniu danych właściciela do dowodu rejestracyjnego.

Czy spółka cywilna może być właścicielem samochodu?

Formalnie właścicielem pojazdu nie jest sama spółka cywilna jako odrębny podmiot, lecz jej wspólnicy.

Spółka cywilna jest przede wszystkim umową zawartą pomiędzy wspólnikami, którzy zobowiązują się do wspólnego działania w określonym celu gospodarczym. Nie tworzy ona osobnego od wspólników podmiotu prawa cywilnego. Dlatego nie może samodzielnie nabywać własności rzeczy w taki sposób jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna czy spółka jawna.

Jeżeli samochód zostaje kupiony ze środków przeznaczonych do działalności spółki cywilnej i ma wejść do jej majątku wspólnego, właścicielami pojazdu są wspólnicy spółki.

Nie oznacza to jednak zwykłej współwłasności, w której każdemu właścicielowi przysługuje określony udział, na przykład 50% albo 25%.

Samochód stanowi wspólność łączną wspólników

Majątek zgromadzony w ramach spółki cywilnej jest objęty tzw. wspólnością łączną wspólników. W czasie trwania spółki poszczególny wspólnik:

• nie ma określonego procentowo udziału w samochodzie,
• nie może samodzielnie sprzedać swojego „udziału” w pojeździe,
• nie może żądać podziału majątku wspólnego,
• nie może rozporządzać udziałem w poszczególnym składniku majątku spółki.

Kodeks cywilny wskazuje wprost, że wspólnik nie może rozporządzać udziałem we wspólnym majątku ani udziałem w poszczególnych składnikach tego majątku. Wspólność ta trwa co do zasady tak długo, jak długo istnieje spółka cywilna.

Dlatego w dokumentach nie powinno się określać, że jeden wspólnik posiada 50% samochodu, a drugi pozostałe 50%, jeżeli pojazd rzeczywiście został nabyty do majątku wspólnego spółki cywilnej.

Kto powinien być wskazany na fakturze lub umowie zakupu?

Dokument własności pojazdu musi pozwalać na jednoznaczne ustalenie, kto nabył samochód. Rejestracji dokonuje się bowiem między innymi na podstawie dowodu własności pojazdu.

Na fakturze często podawana jest nazwa spółki cywilnej, jej adres oraz numer NIP. Z punktu widzenia rozliczeń podatkowych jest to powszechnie stosowana forma. Przy rejestracji może jednak pojawić się potrzeba wykazania, kto jest aktualnym wspólnikiem spółki i komu przysługuje własność pojazdu.

Najbezpieczniej, aby dokument zakupu zawierał:

• imiona i nazwiska albo nazwy wszystkich wspólników,
• informację, że działają oni jako wspólnicy konkretnej spółki cywilnej,
• nazwę spółki,
• adres prowadzenia działalności,
• numer NIP i REGON spółki,
• dokładne dane samochodu, w szczególności markę, model i numer VIN.

Przykładowe oznaczenie nabywcy może wyglądać następująco:

Jan Kowalski i Piotr Nowak, wspólnicy ABC Jan Kowalski, Piotr Nowak spółka cywilna, NIP…

Jeżeli na fakturze widnieje wyłącznie nazwa skrócona spółki cywilnej i jej NIP, urząd może oczekiwać dodatkowych dokumentów pozwalających ustalić dane wspólników.

Kto zostanie wpisany do dowodu rejestracyjnego?

Do dowodu rejestracyjnego nie powinna zostać wpisana sama nazwa spółki cywilnej jako jedyny właściciel pojazdu. Właścicielami są wspólnicy i to ich dane powinny zostać ujawnione w dokumentacji rejestracyjnej.

Wzór dowodu rejestracyjnego przewiduje rubryki dotyczące posiadacza dokumentu oraz właściciela pojazdu, obejmujące nazwisko lub nazwę, numer PESEL albo REGON i adres.

Ze względów technicznych w podstawowych rubrykach dowodu rejestracyjnego najczęściej wskazywany jest jeden ze wspólników. Dane pozostałych wspólników mogą zostać umieszczone w rubryce „Adnotacje urzędowe” jako dane współwłaścicieli. Organy rejestrujące stosują taką procedurę również przy innych przypadkach współwłasności pojazdu.

W praktyce dowód rejestracyjny może zatem zawierać:

• w głównych rubrykach – dane jednego ze wspólników,
• w adnotacjach urzędowych – dane pozostałych wspólników,
• dodatkowo nazwę działalności lub spółki, zależnie od sposobu wprowadzenia danych przez urząd.

Sam fakt, że tylko jeden wspólnik znajduje się w głównej rubryce dokumentu, nie oznacza, że jest on jedynym właścicielem samochodu. O zakresie prawa własności decyduje dokument nabycia, umowa spółki i aktualny skład wspólników, a nie wyłącznie układ danych widocznych na pierwszej stronie dowodu rejestracyjnego.

Czy można wpisać wyłącznie nazwę spółki cywilnej?

Wpisanie samej spółki cywilnej jako właściciela może prowadzić do niezgodności pomiędzy stanem prawnym a danymi w dowodzie rejestracyjnym.

Problem ten był przedmiotem postępowań sądowych. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach rozpatrywał sprawę pojazdów należących do wspólników spółki cywilnej. Wskazano w niej, że spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, a pojazdy zostały zarejestrowane jako współwłasność jej wspólników.

Nazwa spółki może mieć znaczenie organizacyjne, podatkowe i identyfikacyjne, ale nie zastępuje danych osób lub podmiotów będących wspólnikami.

Kto powinien złożyć wniosek o rejestrację?

Rejestracji pojazdu dokonuje się na wniosek właściciela. W przypadku samochodu należącego do wspólników spółki cywilnej oznacza to, że w postępowaniu występują oni jako współwłaściciele pojazdu.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie polega na:

• podpisaniu wniosku przez wszystkich wspólników albo
• udzieleniu jednemu ze wspólników lub innej osobie pełnomocnictw przez pozostałych właścicieli.

Oficjalne informacje dotyczące rejestracji pojazdów wskazują, że w przypadku kilku współwłaścicieli wszyscy powinni uczestniczyć w rejestracji, chyba że sprawa jest prowadzona przez odpowiednio umocowanego pełnomocnika.

Samo uprawnienie wspólnika do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki może nie wystarczyć w każdej sytuacji do wykazania prawa do samodzielnego działania w sprawie dotyczącej własności pojazdu. Dlatego praktycznie najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie wyraźnego pełnomocnictwa do dokonania czynności związanych z rejestracją.

Jakie dokumenty mogą być potrzebne?

Oprócz dokumentów standardowo wymaganych przy rejestracji konkretnego rodzaju pojazdu warto przygotować dokumenty potwierdzające istnienie spółki oraz jej aktualny skład.

Najczęściej potrzebne są:

• wniosek o rejestrację pojazdu,
• faktura, umowa sprzedaży albo inny dowód własności,
• umowa spółki cywilnej,
• aneksy do umowy spółki, jeżeli zmieniał się jej skład,
• aktualne wydruki z CEIDG dotyczące wspólników,
• dokument potwierdzający nadanie spółce numeru NIP i REGON, jeżeli dane nie mogą zostać zweryfikowane w dostępnych rejestrach,
• dokumenty tożsamości wspólników,
• pełnomocnictwa, jeżeli nie wszyscy wspólnicy stawiają się w urzędzie,
• dotychczasowy dowód rejestracyjny i tablice, jeżeli pojazd był wcześniej zarejestrowany,
• dokument badania technicznego, akcyzy, odprawy celnej lub zagraniczne dokumenty pojazdu – zależnie od jego pochodzenia i rodzaju rejestracji.

Zakres dokumentów może się różnić w zależności od tego, czy samochód jest nowy, używany, sprowadzony z zagranicy, kupiony w Polsce czy wcześniej zarejestrowany na jednego ze wspólników.

Samochód należący wcześniej do jednego wspólnika

Samo rozpoczęcie wykorzystywania prywatnego samochodu w działalności spółki cywilnej nie powoduje automatycznie, że wszyscy wspólnicy stają się jego właścicielami.

Należy rozróżnić trzy sytuacje:

Samochód pozostaje własnością jednego wspólnika

Pojazd może być jedynie udostępniony spółce do używania. Właścicielem nadal pozostaje wspólnik, który kupił samochód. Nie ma wtedy podstawy do wpisania pozostałych wspólników jako współwłaścicieli.

Własność samochodu zostaje wniesiona do wspólnego majątku

W takim przypadku potrzebny jest dokument potwierdzający wniesienie własności pojazdu do spółki, na przykład odpowiedni aneks do umowy spółki. Dokument powinien dokładnie identyfikować samochód i wskazywać wolę przeniesienia własności do majątku wspólnego wspólników.

Do spółki wniesiono jedynie prawo używania samochodu

Kodeks cywilny dopuszcza wniesienie rzeczy wyłącznie do używania. W takiej sytuacji nie dochodzi do zmiany właściciela pojazdu, dlatego nie ma podstaw do przerejestrowania go na wszystkich wspólników.

Sformułowanie w umowie spółki powinno zatem jednoznacznie wskazywać, czy wspólnik wnosi własność samochodu, czy tylko prawo do korzystania z niego.

Co się dzieje po zmianie wspólnika?

Zmiana składu spółki cywilnej może wpływać na dane właścicieli pojazdu.

Dotyczy to między innymi:

• przystąpienia nowego wspólnika,
• wystąpienia wspólnika ze spółki,
• śmierci wspólnika,
• rozwiązania spółki,
• przekształcenia spółki cywilnej w inną spółkę.

Jeżeli zmienia się skład osób uprawnionych do wspólnego majątku, konieczne może być złożenie wniosku o aktualizację danych w dokumentach pojazdu.

W jednej ze spraw WSA w Kielcach uznał, że przy zmianie składu spółki związanej ze śmiercią wspólnika akt zgonu oraz aneks do umowy wskazujący aktualnych wspólników mogły stanowić podstawę rejestracji pojazdów na aktualny skład osobowy spółki. Sąd podkreślił jednocześnie charakter wspólności łącznej majątku wspólników.

Każdą zmianę należy jednak analizować indywidualnie. Znaczenie mogą mieć postanowienia umowy spółki, sposób wystąpienia wspólnika, rozliczenie majątku oraz dokumenty dotyczące następstwa prawnego.

Czy nowy wspólnik automatycznie pojawia się w dowodzie rejestracyjnym?

Nie. Urząd nie aktualizuje dowodu rejestracyjnego automatycznie na podstawie zmian dokonanych w CEIDG, NIP lub REGON.

Wspólnicy powinni złożyć odpowiedni wniosek i przedstawić dokumenty potwierdzające zmianę składu spółki oraz aktualny stan własności samochodu.

Samo dopisanie nowego wspólnika do umowy spółki nie powoduje automatycznego wydrukowania nowego dowodu ani dokonania adnotacji w już wydanym dokumencie.

Najczęstsze problemy przy rejestracji

Faktura została wystawiona wyłącznie na skróconą nazwę spółki

Urząd może mieć trudność z ustaleniem, kto faktycznie nabył pojazd. Pomocne będą umowa spółki, aktualne dane wspólników i ewentualna korekta dokumentu sprzedaży.

Wniosek podpisał tylko jeden wspólnik

Jeżeli pozostali współwłaściciele nie uczestniczą w postępowaniu, urząd może zażądać ich pełnomocnictw.

W dokumentach podano udziały procentowe wspólników

W przypadku majątku spółki cywilnej występuje wspólność łączna, a nie współwłasność w częściach ułamkowych. Określenie udziałów w pojeździe może więc budzić wątpliwości.

Zmienił się skład spółki, ale dowód rejestracyjny pozostał bez zmian

Dane w dowodzie mogą nie odpowiadać aktualnemu stanowi prawnemu. Problem może ujawnić się przy sprzedaży pojazdu, likwidacji szkody, wyrejestrowaniu albo kolejnej zmianie właściciela.

Pojazd jest używany przez spółkę, ale należy tylko do jednego wspólnika

Używanie samochodu w działalności nie jest równoznaczne z przeniesieniem jego własności. Decyduje treść dokumentów, a nie sposób faktycznego korzystania z pojazdu.

Podsumowanie

Samochód kupiony do majątku spółki cywilnej nie jest własnością spółki jako odrębnego podmiotu. Jego właścicielami są wspólnicy, którym pojazd przysługuje w ramach wspólności łącznej.

Przy rejestracji należy prawidłowo wskazać wszystkich wspólników, nawet jeżeli w głównych rubrykach dowodu rejestracyjnego zostaną umieszczone dane tylko jednego z nich, a pozostali pojawią się w adnotacjach urzędowych.

Szczególnej uwagi wymagają:

• sposób oznaczenia nabywcy na fakturze lub umowie,
• zgodność danych z umową spółki,
• pełnomocnictwa pozostałych wspólników,
• rozróżnienie wniesienia własności pojazdu od przekazania go jedynie do używania,
• aktualizacja dokumentów po zmianie składu spółki.

Masz samochód kupiony na spółkę cywilną albo urząd zakwestionował dane właściciela wskazane na fakturze? Skontaktuj się z nami. Sprawdzimy dokumenty, ustalimy prawidłowy sposób oznaczenia właścicieli i pomożemy przeprowadzić rejestrację pojazdu.

Najczęściej zadawane pytania